SUCCESS STORY

41.400 € im Angebot, 51.000 € realistisch

KUNDE
Operationszentrum und Sterilgut GmbH, Alsdorf
BRANCHE
Aufbereitung von Medizinprodukten für Kliniken und Praxen
BEREICH
Software und KI
  • 10.000 € rund so viel fehlte im Angebot, belastbar gerechnet
  • 5 Lücken im Angebot, von 800 € bis 18.500 €
  • +23 % auf die Angebotssumme, ohne die geschätzten Posten (23 bis 24 %)

AUSGANGSLAGE

Ein Angebot und nichts zum Vergleich

OSG bereitet chirurgische Instrumente für Kliniken und Praxen auf und betreut deren Hygienemanagement. Zu jedem Sieb muss nachvollziehbar sein, wie es gereinigt, sterilisiert und freigegeben wurde.

Für ein Dokumentenmanagement-System lag ein Angebot über rund 41.400 € netto vor, mit Starttermin und aufgelisteten Leistungen. Ein zweites Angebot gab es nicht. Vor der Unterschrift hat OSG es uns zur Prüfung gegeben.

Den Maßstab, den OSG an jeden Arbeitsschritt anlegt, konnte das Unternehmen an das Angebot nicht anlegen.

VORGEHEN

Jeder fehlende Posten mit den Sätzen des Anbieters gerechnet

Wir haben das Angebot Position für Position gegen das geplante Projekt gelegt. Wo etwas fehlte, haben wir es mit den Tagessätzen und der Preisliste des Anbieters gerechnet, damit OSG mit seinen eigenen Zahlen verhandeln konnte.

  1. Angebot aufnehmen

    Leistungen, Tagessätze und Preisliste erfasst. Dabei fiel ein Widerspruch auf: Die Preisliste nennt 0,30 € pro Kilometer, das Angebot 0,50 €.

  2. Fehlende Posten rechnen

    Reservetage für zwei offene Schnittstellen, der Web-Zugriff für die Freigeber und die Reisekosten für 15 Vor-Ort-Tage standen nicht im Angebot.

  3. Voraussetzungen auflisten

    Ein Testsystem, SQL-Lizenzen, die Scan-Technik und die Verarbeitung von E-Rechnungen setzt der Anbieter voraus, angeboten hat er sie nicht.

  4. Bewertung übergeben

    Fünf Punkte mit Beträgen und den Fragen an den Anbieter, schriftlich. Damit ist OSG in den Termin gegangen.

Zehntausend Euro hätten wir im Projekt sowieso bezahlt. Nur hätte dann schon unsere Unterschrift daruntergestanden.

Hendrik Pozo, Prokurist, Operationszentrum und Sterilgut GmbH

ERGEBNIS

Entschieden mit allen Kosten auf dem Tisch

OSG ist mit den fünf Punkten zum Anbieter zurückgegangen. Keiner davon ließ sich ausräumen, für den Web-Zugriff gab es weiterhin keine belastbare Zahl. Das Unternehmen hat sich für ein anderes Angebot entschieden.

Unseriös gearbeitet hat der Anbieter nach unserer Prüfung nicht. Was feststand, stand im Angebot. Was offen war, wäre später nach Aufwand abgerechnet worden.

  • Belastbar gerechnet lag das Projekt bei 51.000 bis 51.500 € statt bei 41.400 €.
  • Mit den geschätzten Posten wären es 55.400 bis 59.500 € geworden.
  • Alle Dienstleistungen im Angebot waren unverbindlich geschätzt. OSG wusste vor der Unterschrift, dass das Budgetrisiko vollständig beim Unternehmen gelegen hätte.
  • Die Pflege von 3.357 € im Jahr summiert sich über fünf Jahre auf 16.785 €.

IM PROJEKT

Wer das Projekt begleitet hat.

  • Nicholas Hommers Nicholas Hommers Strategy & Consulting · Managing Partner

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