Niemand hatte etwas versteckt. Trotzdem fehlten rund 10.000 €
Von Steffen Smits 5 Min. Lesezeit
Die Operationszentrum und Sterilgut GmbH (OSG) in Alsdorf hatte ein Angebot für ein Dokumentenmanagement-System über rund 41.400 € netto auf dem Tisch, mit Starttermin und aufgelisteten Leistungen. Vor der Unterschrift hat das Unternehmen es prüfen lassen.
Die Prüfung fand Kosten zwischen 9.550 und 10.050 €, die im Angebot nicht standen und trotzdem angefallen wären. Mit den Posten, die sich nur schätzen ließen, bis zu 18.050 €. Keine dieser Positionen war versteckt. Sie standen nur nirgends im Angebot.
Ein Betrieb, der jeden Schritt nachweisen muss
OSG bereitet chirurgische Instrumente für Kliniken und Praxen auf und betreut deren Hygienemanagement. Beides ist dokumentationspflichtig. Zu jedem Sieb muss nachvollziehbar sein, wie es gereinigt, sterilisiert und freigegeben wurde. Nachweisführung gehört dort zum Tagesgeschäft.
Zum Vergleich gab es nichts, denn es lag nur dieses eine Angebot vor. OSG hat es uns zur Prüfung gegeben, bevor die Entscheidung fiel.
„Bei uns muss jeder Arbeitsschritt am Instrument nachweisbar sein. Bei einem Vertrag über Jahre haben wir dann gemerkt, dass wir diesen Maßstab gar nicht anlegen können. Was in so einem Angebot fehlt, sieht man eben nicht, wenn man nicht ständig solche Papiere liest.“
Hendrik Pozo, Prokurist, Operationszentrum und Sterilgut GmbH
Fünf Lücken, von 800 € bis 18.500 €
1. Keine Reservetage, obwohl zwei Schnittstellen offen waren
Das Angebot kalkuliert ohne Puffer. Bei zwei Schnittstellen, deren Datenformat zum Zeitpunkt des Angebots offen war, gehören Reservetage in die Kalkulation. Ohne sie trägt der Kunde jede Verzögerung. Gerechnet mit den Sätzen des Anbieters: 4.800 €, also 11,6 Prozent der Angebotssumme.
2. Der Web-Zugriff für die Freigeber ist nicht kalkuliert
Rechnungen und Dokumente sollen verteilt freigegeben werden. Dafür braucht es den Web-Zugriff, und der steht nicht im Angebot. Die Einstiegsvariante kostet 2.250 € (+5,4 Prozent). Ohne Begrenzung der Dokumentenzahl sind es 18.500 € (+44,6 Prozent). Welche Variante nötig wird, hängt vom Dokumentenaufkommen ab. Gezählt hatte es vorher niemand.
3. 15 Vor-Ort-Tage, keine Reisekosten im Angebot
Was die Anfahrt zu diesen Tagen kostet, steht nirgends im Angebot. Überschlagen sind das 2.500 bis 3.000 €, 6 bis 7 Prozent der Angebotssumme. Dazu ein Widerspruch im Papier selbst. Die Preisliste nennt 0,30 € pro Kilometer, das Angebot 0,50 €. Welcher Satz gilt, hätte sich nach der Unterschrift geklärt.
4. Je ein Tag für Buchhaltung und ERP, bei unklarem Format
Ein Tag reicht für eine Schnittstelle, deren Datenformat feststeht. Hier stand es nicht fest. Realistisch kommen zwei bis vier Tage dazu, 2.400 bis 4.800 € (+5,8 bis 11,6 Prozent). Wird für die Rechnungsverarbeitung ein zusätzliches Modul gebraucht, kommen 800 € Lizenz (+1,9 Prozent) und weiterer Aufwand hinzu, den das Angebot nicht beziffert.
5. Was der Anbieter empfiehlt und nicht anbietet
Ein Testsystem empfiehlt der Anbieter selbst, aufgeführt hat er es nicht. Geschätzt 1.200 bis 2.400 € (+2,9 bis 5,8 Prozent). Ebenfalls nicht beziffert: SQL-Lizenzen, die Scan-Infrastruktur und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen nach XRechnung und ZUGFeRD, die seit 2025 Pflicht ist. Jeder dieser Punkte wäre bei OSG angefallen, erst nach der Unterschrift.
Was unter dem Strich stand
| Betrag | Auf die Angebotssumme | |
|---|---|---|
| Angebot | ca. 41.400 € | |
| Fehlend, belastbar (Reserve, Web-Zugriff, Reise) | 9.550 bis 10.050 € | +23 bis 24 % |
| Gesamtsumme, belastbar gerechnet | 51.000 bis 51.500 € | |
| Fehlend, mit den Schätzungen | 13.950 bis 18.050 € | +34 bis 44 % |
| Gesamtsumme mit den Schätzungen | 55.400 bis 59.500 € | |
| Pflege, jährlich | 3.357 € p. a. | 8,1 % jährlich, Mindestlaufzeit 1 Jahr |
Über allen fünf Punkten steht eine Klausel. Sämtliche Dienstleistungen im Angebot sind unverbindlich geschätzt. Läuft etwas länger, zahlt der Kunde. Das Budgetrisiko liegt damit vollständig bei OSG.
„Zehntausend Euro hätten wir im Projekt sowieso bezahlt. Nur hätte dann schon unsere Unterschrift daruntergestanden.“
Hendrik Pozo, Prokurist
Wie es ausgegangen ist
OSG ist mit den fünf Punkten zum Anbieter zurückgegangen. Keiner davon ließ sich ausräumen. Die offenen Positionen blieben offen, die Schätzungen blieben unverbindlich, und für den Web-Zugriff gab es weiterhin keine belastbare Zahl.
Das Unternehmen hat sich später für ein anderes Angebot entschieden.
„Wir sind die fünf Punkte im Termin durchgegangen. Beim Web-Zugriff kam wieder keine Zahl, und da war für mich klar, dass das so nicht geht.“
Hendrik Pozo, Prokurist
Dass der Anbieter unseriös gearbeitet hätte, hat die Prüfung nicht ergeben. Sein Angebot war gebaut wie viele Angebote. Was feststeht, steht drin. Was offen ist, wird später abgerechnet.
Was sich auf Ihr Angebot übertragen lässt
- Rechnen Sie die Pflege über die Nutzungsdauer hoch. 3.357 € im Jahr klingen überschaubar. Über fünf Jahre sind es 16.785 €, also gut 40 Prozent der Angebotssumme obendrauf.
- Jede unklare Schnittstelle braucht Reservetage. Steht im Angebot ein Tag pro Schnittstelle bei offenem Datenformat, hat der Anbieter geraten.
- Schreiben Sie auf, was der Anbieter voraussetzt und nicht liefert. Bei OSG waren das ein Testsystem, SQL-Lizenzen, die Scan-Technik und die Verarbeitung von E-Rechnungen. Diese vier Posten zahlt der Kunde, im Angebot stand keiner.
- Klären Sie Widersprüche im Papier vor der Unterschrift. Preisliste und Angebot nannten zwei verschiedene Kilometersätze. Wer so etwas erst danach klärt, verhandelt aus der schwächeren Position.
Diese vier Punkte stammen aus einem einzigen Angebot. Sieben weitere Warnsignale, quer durch ERP, CRM und Branchensoftware, stehen im Fachbeitrag Softwareangebot prüfen: 7 Warnsignale vor der Unterschrift.
„Lassen Sie vor der Unterschrift jemanden draufschauen, der am Projekt nichts verdient. Das ist der ganze Trick.“
Hendrik Pozo, Prokurist, Operationszentrum und Sterilgut GmbH
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